Integritetspolicy för rekrytering

Vårt system för hantering av rekryteringar ("Systemet") driftas av Teamtailor på uppdrag av Jeeves ("Personuppgiftsansvarig" "Jeeves” ”vi" "oss" etc.).

För oss är det viktigt att de personer som använder Systemet ("Användarna") är informerade och säkra på, hur vi hanterar Användarens personuppgifter i rekryteringsprocessen. Jeeves strävar efter att upprätthålla högsta möjliga standard när det gäller skydd av personuppgifter. Vi behandlar, hanterar, använder och skyddar Användarens personuppgifter i enlighet med denna integritetspolicy ("Integritetspolicy").

1. Allmänt

Jeeves är Personuppgiftsansvarig i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning. Användarnas personuppgifter behandlas med syftet att hantera och underlätta rekrytering av anställda till Jeeves verksamhet.

2. Insamling av personuppgifter

Jeeves ansvarar för att de personuppgifter som Användarna väljer att registrera i Systemet, och  de personuppgifter som på annat sätt samlas in via egen search, sourcing eller rekommendationer, hanteras på ett korrekt sätt.

Vad ska Du tänka på som jobbsökare utifrån GDPR?

Först av allt – bestäm dig för vilka personuppgifter du verkligen vill dela med dig av när du söker jobb. Ett riktmärke är att kolla i platsannonsen om det står något om vad du måste skicka in för att kunna ansöka. Skicka bara det som efterfrågas, så har du bättre koll på vilka uppgifter som hanteras.

Vissa uppgifter räknas som känsliga personuppgifter, till exempel uppgifter som avslöjar politisk åskådning, religion, fackligt medlemskap eller etniskt ursprung. Detta är uppgifter som ingen arbetsgivare behöver behandla i samband med en jobbansökan.

Var också extra noga med att bara lämna personuppgifter som tillhör dig själv och ingen annan. Lämna aldrig ut namn och andra kontaktuppgifter på exempelvis referenspersoner utan att det efterfrågas. Självklart måste vi få chans att prata med dina referenser eller se dina betyg, om det krävs för att få jobbet, men vänta med att lämna ut det tills ansökningsprocessen kräver det.

 Så här jobbar Jeeves för att skydda din integritet och för att följa GDPR

För att genomföra en rekryteringsprocess måste vi hantera vissa personuppgifter, men vi efterfrågar alltid så få personuppgifter som möjligt. Ålder är ointressant och personnummer ber vi bara om inför en eventuell bakgrundskontroll och när det är dags att skriva anställningsavtal.

 VID ANSÖKAN TILL ETT LEDIGT JOBB

• Personuppgifter hanteras av oss i syfte att hitta den bäst lämpade sökande till utannonserade jobb samt för aktiviteter i anslutning till denna process. 

• Ansökningsinformation som du lämnar när du söker en tjänst kan komma att matchas mot andra lediga jobb, vilket innebär att du kan kontaktas gällande andra jobb än det du sökt. Vi kontaktar dig då via e-post, telefon eller andra digitala eller sociala media kanaler.
  
• När du sökt ett jobb hos oss sparar din ansökan i vårt rekryteringssystem i 2 år från ansökningsdatum. Observera att du när som helst kan kontakta oss och begära att din ansökan raderas, om du inte längre önskar kvarstå som jobbsökande till Jeeves.

• Vi samlar in data från tredje part, som Facebook, LinkedIn och via andra offentliga källor. Detta kallas "Sourcing" och utförs manuellt av våra HR anställda.
  
• I vissa fall kan anställda lämna rekommendationer om potentiella medarbetare och då uppge personuppgifter för vidare kontakt. I de fall detta görs hanteras den potentiella kandidaten som Användare inom ramen för denna integritetspolicy och kommer att informeras om behandlingen.
  

TESTER OCH TESTRESULTAT

• Som ett led i vår ansökningsprocess kommer du att få genomföra en karaktärsdragsprofil och eventuella arbetspsykologiska screeningtester för att matchas mot det aktuella jobbets kompetensprofil. Testresultaten tillsammans med din ansökan är viktiga delar som diskussionsunderlag vid intervjuer, för att objektivt matcha dig till rätt jobb.
  
• Dina testresultat skyddas från obehöriga och endast Jeeves HR personal som arbetar med rekryteringen, har tillgång till resultatet. Testresultaten kommer efter genomgång med kandidaten, även muntligen att delges Jeeves rekryterande chefer som en del i urvalsprocessen. Testresultatet sparas i testleverantören TalentQ:s datasystem i 24 månader, därefter makuleras resultatet per automatik. Dina testresultat hos testleverantören är skyddade för otillbörlig åtkomst enligt gällande Person- och Dataskyddslagstiftning.
  
• Testresultatet kan komma att användas vid matchning mot andra jobb än det du sökt hos Jeeves, så länge dina testresultat är aktuella.
  

Samtycke från den registrerade
Användaren samtycker till Personuppgiftsansvariges behandling av dennes personuppgifter i samband med att uppgifterna samlas in via Systemet. Detta sker när Användare;

• gör en ansökan via Systemet eller ”Connectar” med Jeeves HR avdelning, och lägger till personuppgifter om sig själv personligen eller
  
• registrerar sin profil via länkning till en tredje part som Facebook eller LinkedIn, genom vilken den Personuppgiftsansvarige kan använda externa sourcing-verktyg för att lägga till ytterligare information.
  

Användaren samtycker också till att Personuppgiftsansvarige samlar in offentligt tillgänglig information, som kan vara relevant för tjänsten, om Användaren och sammanställer dem för användning i rekryteringsändamål.

Användaren samtycker även till att personuppgifter som samlas in enligt ovanstående a) och b) behandlas enligt nedanstående avsnitt Lagring och överföring samt Hur länge personuppgifterna behandlas.

Användaren har rätt att återkalla sitt samtycke när som helst genom att kontakta Personuppgiftsansvarige med hjälp av kontaktuppgifterna som anges under punkt 9. Nyttjandet av denna rättighet kan dock innebära att Användaren inte kan ansöka om ett visst jobb eller på annat sätt använda Systemet.

Lagring och överföring
När Jeeves överför personuppgifter från EU / EES till ett land utanför EU / EES ska Jeeves se till att kraven i gällande lagstiftning följs så att överföringen är laglig.

Hur länge personuppgifterna behandlas
En Användare som varit aktuell i en rekryteringsprocess kan vara intressant för framtida rekrytering och för detta ändamål kan vi komma att lagra personuppgifterna så länge Användare inte skriftligen motsätter sig fortsatt behandling av dennes personuppgifter. Om du som Användare önskar att dina personuppgifter inte behandlas för detta ändamål (framtida rekrytering), kontakta oss med hjälp av kontaktuppgifterna i punkt 9.

Observera att om du sökt ett jobb behöver vi spara dina ansökningshandlingar i 2 år efter avslutad rekryteringsprocess med hänvisning till Diskrimineringslagstiftningen. Du kommer få ett mail efter 2 år där du kan be om att bli borttagen eller fortsätta vara kvar.

3. Användarens rättigheter

• Användare har rätt att begära information om de personuppgifter som behandlas av oss
  
• Användare har rätt till en (1) kopia av de behandlade personuppgifter som tillhör dem utan kostnad. För ytterligare kopior har personuppgiftsansvarig rätt att ta ut en rimlig avgift på grundval av administrativa kostnader för sådan efterfrågan.
  
• Användare har rätt till, vid behov, korrigering av felaktiga personuppgifter om den Användaren,
  
• Användaren har rätt att kräva radering eller begränsning av behandling, och rätten att invända mot behandling baserat på berättigat intresse under vissa omständigheter.
  
• Användaren har rätt att återkalla ett samtycke till behandling som har givits av Användaren till den Personuppgiftsansvarige.
  
• Användaren har under vissa omständigheter rätt till överföring av sina personuppgifter (dataportabilitet), vilket innebär rätten att få ut sina personuppgifter och överföra dessa till en annan personuppgiftsansvarig, så länge detta inte negativt påverkar andras fri- och rättigheter.
  
• Användaren har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten angående behandling av sina personuppgifter, om Användaren anser att behandlingen av personuppgifterna strider mot aktuell personuppgiftslagstiftning.
  

Användare kan hävda sina rättigheter genom att skriftligen underrätta oss om sina önskemål/krav via kontaktuppgifterna enligt punkt 9 nedan.

4. Säkerhet

Vi prioriterar den personliga integriteten och arbetar därför aktivt för att Användares personuppgifter behandlas med största försiktighet. Vi vidtar de åtgärder som rimligen kan krävas för att säkerställa att Användares personuppgifter behandlas säkert och i enlighet med denna Integritetspolicy och GDPR.

Överföring av information via internet och mobila nätverk, kan dock aldrig ske med helt riskfritt, varför all överföring sker på egen risk. Det är viktigt att Användare också tar ansvar för att säkerställa att dennes uppgifter skyddas. Det åligger Användare att tillse att dennes inloggningsuppgifter hålls hemliga.

5. Överföring av personuppgifter till tredje parter

Vi kommer inte sälja eller överföra Användares personuppgifter till tredje parter. Vi kan dock komma att överföra personuppgifter till;

• våra leverantörer och underleverantörer, i deras roll som personuppgiftsbiträden och underbiträden, enligt våra instruktioner, för tillhandahållandet av Systemet;
  
• myndigheter eller juridiska rådgivare i händelse av misstänkt brottslighet eller otillbörligt beteende; och
  
• myndigheter, juridiska rådgivare eller andra aktörer, om det krävs av oss enligt lag eller myndighetens beslut.
  

Vi väljer noga samarbetspartners för att säkerställa att Användarens personuppgifter behandlas i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning. Vi samarbetar med följande kategorier av personuppgiftsbiträden; Teamtailor, som tillhandahåller Systemet, server- och hostingföretag, företag för e-postutskick, företag för videobearbetning, företag för informationssökning, analytiska serviceföretag och andra företag med koppling till tillhandahållandet av Systemet.

6. Aggregerad data (icke identifierbara personuppgifter)

Vi kan komma att dela aggregerad information till tredje part. Den aggregerade informationen har i ett sådant fall sammanställts från information som samlats in genom Systemet och kan exempelvis bestå av statistik över internettrafik eller det geografiska läget för användandet av Systemet. Aggregerad information innehåller inte någon information som kan härledas till viss individ och utgör därmed inte personuppgifter.

7. Cookies

När Användare använder Systemet kommer information om användandet att lagras genom cookies. Cookies är passiva textfiler som lagras av webbläsaren i Användarens enhet, såsom dennes dator, mobil eller surfplatta, vid uppkoppling mot Systemet. Vi använder cookies för att underlätta användning av Systemet samt för att få statistik i syfte att säkerställa, underhålla och förbättra Systemet. Informationen som inhämtas från cookies kan även utgöra personuppgifter och i sådant fall omfattas behandlingen av vår ”Cookie Policy”. 

Användare kan när som helst neka användningen av cookies genom att ändra inställningar i sin enhet. Om så sker kan dock Användarens upplevelse av Systemet påverkas, exempelvis genom att vissa funktioner i Systemet inte längre finns tillgängliga.

8. Ändringar

Jeeves har rätt att när som helst göra ändringar eller tillägg till integritetspolicyn. Den senaste versionen av integritetspolicyn kommer alltid att finnas tillgänglig via Systemet.

9. Kontakt

För frågor, ytterligare information om vår hantering av personuppgifter eller för att kontakta oss i andra frågor, använd följande kontaktuppgifter; hr@jeeves.se